Vorbereitung ist alles!
Ihre PowerPoint Präsentation ist professionell gestaltet und bei Ihren Präsentationstechniken haben Sie sich richtig ins Zeug gelegt. Aber wenn Sie eine Zwischenfrage aus Ihrem Publikum kalt erwischt, ist der positive Eindruck bei Ihren Zuhörern schnell dahin. Zeigen Sie Unsicherheit, ruiniert dies den Eindruck beim Publikum. Doch auch auf unangenehme Fragen kann man sich im Vorfeld vorbereiten. Mit den folgenden 9 Tipps für mehr Selbstsicherheit bei unangenehmen Fragen sind Sie für Ihre nächste Präsentation gut gerüstet.
Vielleicht kennen Sie folgende Situation: Sie sitzen im Publikum, hören einen Vortrag, Präsentationstechnik, Inhalt und Struktur stimmen und auch von dem Referenten sind Sie angetan und überzeugt. Nach dem Vortrag spüren Sie einen echten Erkenntnisgewinn. Die Fragerunde am Ende des Vortrages beginnt und
Am Ende des Vortrags kommt eine Frage aus dem Publikum und trifft den Referenten scheinbar unvorbereitet. Sie spüren seine Unsicherheit und eine leichte Verärgerung. Er antwortet ausweichend und kurz angebunden, fast schon schnippisch. In Ihnen steigt ein Zweifel auf, ob der Mann tatsächlich so ein großer Fachmann ist, wie er es Ihnen in seiner Präsentation kommuniziert hat. Vielleicht sind sogar noch viel mehr Schwachstellen in der Präsentation gewesen und die Unsicherheit bei der Beantwortung der Frage war nur die Spitze des Eisbergs. Vermutlich gehen Sie innerlich etwas auf Distanz. Die ganze Mühe, die sich der Referent mit seiner Präsentation gemacht hat, der Anfangserfolg, mit dem er Sie schon für sich gewonnen hatte, ist eigentlich umsonst gewesen. Und das alles nur, weil ihm eine Zuschauerfrage aus dem Konzept gebracht hat.
Während einer Präsentation können unangenehme Fragen, die niemand gerne gestellt bekommt, immer aufkommen. Manchmal kann es passieren, dass sich ein Fehler in die PowerPoint-Folien einschleicht, den wir in der Vorbereitung übersehen haben und auf dem wir vom Publikum aufmerksam gemacht werden. Eventuell hat der Zuhörer während des Vortrags etwas überhört oder gar falsch verstanden, manchmal kommen Nachfragen aber auch rein an der Lust an der Provokation.
Doch egal wie unverschämt oder banal die Nachfrage auch sein mag, bewahren Sie stets Ihre Beherrschung. Bereiten Sie sich in jedem Fall vor jedem Ihrer öffentlichen Auftritte auf diese Situationen vor, damit Sie auf Zuschauerfragen angemessen antworten. Bereiten Sie sich daher für Ihre nächste Präsentation auf unerwartete Fragen exakt vor!
1. Tipp: Bereiten Sie sich präzise und genau vor!
Wenn Sie Ihre Präsentation erstellt haben, sollten Sie Ihren Vortrag im Vorfeld genau durchgehen. Überlegen und notieren Sie sich mögliche Fragen, die bei Ihrem Publikum an gewissen Stellen Ihrer Präsentation aufkommen könnten und versuchen Sie auf mögliche Fragen die passende Antwort parat zu haben, um nicht während Ihres Auftritts ins Grübeln zu geraten.
2.Tipp: Verändern Sie den Inhalt
Überlegen Sie, ob es Stellen in Ihrer Präsentation gibt, die einer inhaltlichen Veränderung bedürfen, um gewisse Nachfragen zu vermeiden.
3.Tipp: Entscheiden Sie über Zwischenfragen
Entscheiden Sie selbst, ob Sie während Ihrer Präsentation Zwischenfragen aus dem Publikum zulassen wollen oder Sie erst am Ende des Vortrags Fragen beantworten möchten und teilen Sie Ihren Zuschauern Ihre Entscheidung zu Beginn Ihrer Präsentation mit. Beherrschen Sie Ihre Präsentation aus dem FF, werden Sie vermutlich durch Zwischenfragen nicht so schnell aus Ihrem Konzept gebracht werden. Jedoch ist es ratsam, Fragen aus dem Publikum erst am Ende des Vortrags zuzulassen, denn sonst besteht für Sie die Gefahr, leicht aus dem Rhythmus zu geraten.
4.Tipp: Nehmen Sie Stellung
Bleiben Sie Ihren Zuhörern niemals eine Antwort schuldig! Ignorieren Sie Fragen des Publikums, riskieren Sie sehr schnell Ihren guten Ruf und Ihr Image. Beziehen Sie keine Stellung, lösen Sie Irritationen bei Ihrem Publikum aus und man könnte bei dahinter Arroganz oder Schwäche vermuten.
5.Tipp: Bennen Sie Gemeinsamkeiten
Nehmen Sie aggressiven Nachfragern den Wind aus den Segeln! Vor allem dann, wenn eine angeregte Diskussion in Aggressivität abzuschweifen droht, sollten Sie versuchen, Gemeinsamkeiten zu benennen. Knüpfen Sie an einen Punkt Ihres Gegenübers an und entgegnen Sie ihm, in diesem Punkt mit ihm einer Meinung zu sein. Versuchen Sie auf diese Weise zurück auf eine sachliche Ebene zurückzukehren.
6.Tipp: Geben Sie die Richtung vor
Lassen Sie sich bei negativen Fragen nicht in die Defensive drängen! Nehmen wir mal an, Sie präsentieren eine neue, innovative Technik, die Sie in Ihrem Vortrag im besten Licht vorstellen möchten. Sie bekommen von einem Ihrer Zuhörer die Nachfrage: „Ihre Firma hat diese Technik schon vor geraumer Zeit vorgestellt. Wenn sie so großartig ist, wie Sie behaupten, warum läuft Sie dann bei keinem Ihrer Kunden?“. Rutschen Sie an dieser Stelle in den Entschuldigungsmodus und suchen nach den passenden Erklärungen (fehlerhafte Einzelteile beim Zulieferer, Missgeschick beim Kunden etc.), haben Sie verloren. Vermeiden Sie es, in die Verteidigungshaltung zu gehen, denn kennt sich der Fragesteller ein wenig aus, kann er Sie mit weiteren Nachfragen in der Defensive halten.
Greifen Sie daher die Frage des Zuhörers auf und geben Sie ihr eine positive Richtung. Entgegnen Sie der Frage, in dem Sie beispielsweise sagen: „Sie möchten erfahren, warum bei einer so revolutionären Technik Stolpersteine während der Implementierung auftauchen?“. Dadurch greifen Sie das angesprochene Problem auf, es erscheint Ihrem Publikum jedoch in einem anderen Licht.
7.Tipp: Setzen Sie Prioritäten
Stellt ein Zuhörer eine ganze Kette an Fragen an Sie, sollten Sie die Fragen selektieren, die sich am leichtesten beantworten lassen und versuchen Sie, diese so exakt wie möglich zu beantworten. Wurden diese beantwortet, richten Sie sich wieder an Ihren Nachfrager mit „Sie hatten noch weitere Fragen“ und suggerieren Sie ihm, die Frage für die restlichen Zuhörer noch einmal zu wiederholen, damit diese von allen Anwesenden voll verstanden wird.
Sie sollten Formulierungen wie „Was war nochmal Ihre Frage?“ unbedingt vermeiden, denn so könnte Ihr Publikum vermuten, Sie seien unkonzentriert oder nicht an den Fragen Ihrer Zuhörer interessiert.
8.Tipp: Reagieren Sie entspannt
Bekommen Sie am Ende Ihres Vortrags eine Frage gestellt, die bereits während Ihrer Präsentation ausgiebig beantwortet wurde, sollten Sie sich in Gelassenheit üben. Selbstverständlich ist es ärgerlich und lässt vermuten, dass Ihr Zuhörer offenbar abgelenkt war oder nicht zugehört hat, jedoch sollte man Ihnen Ihre Verärgerung nicht anmerken.
Unterlassen Sie daher Formulierungen wie „Und noch mal für Sie“, oder „Wie ich bereits mehrfach erläutert habe“, denn ein gereizter oder arroganter Ton wird nicht nur den Nachfrager treffen, sondern wirft auch ein negatives Licht auf Ihre Person. Bleiben Sie daher freundlich und freuen Sie sich, dass Sie diese Frage schnell und einfach beantworten können.
9.Tipp: Führen Sie weiter aus
Es kann immer mal wieder vorkommen, dass Sie am Ende des Vortrags Fragen gestellt bekommen, die vertraulich sind und diese nicht beantworten werden dürfen. Diese Fragen können zum Beispiel die firmeninterne Strategie, Produktentwicklungen oder Kooperationen betreffen. Weit verbreitet sind Floskeln wie „Leider bin ich nicht verfügt darüber Auskunft zu geben“, wirken aber Ihrem Publikum gegenüber ablehnend.
Ergänzen Sie daher eine kleine Erklärung wie beispielsweise: „Vielen Dank für Ihre Frage. Wie Sie mit Sicherheit nachvollziehen können, werden Kooperationen von allen Partnern mit äußerster Diskretion verhandelt. Ich bitte Sie daher um Verständnis, wenn ich zum momentanen Zeitpunkt keine Aussage zu laufenden Prozessen geben kann.“
