Aller Anfang ist auch bei der Präsentationsvorbereitung schwer. Es gibt viele Faktoren, die Sie beachten und einbeziehen sollten.
In dem letzten Teil dieser Reihe, geben wir Ihnen weitere Leitfragen zur Hand, die Sie bei der Vorbereitung einsetzen können. Denn Sie kennen das bestimmt selbst, Sie haben viel Zeit in die Vorbereitung einer wichtigen Präsentation gesteckt und am Ende kommt die Frage auf:
„Habe ich an alles gedacht?“
Denn schnell kann ein entscheidender Aspekt untergehen oder vergessen werden. Im schlimmsten Fall fällt es Ihnen erst auf der Bühne bzw. vor Ihrem Publikum auf. Wurden alle wichtigen Inhalte eingebaut?
Wenn Sie nicht grade in einer Präsentationsagentur arbeiten und die Folienerstellung Teil Ihres Alltagsgeschäfts ist, kann schnell der Überblick verloren gehen.
Wie werden Präsentationen sinnvoll strukturiert? Soll Text in die Präsentation, wenn ja, wie viel an Textinhalten ist angemessen? Welche Farben und Schriften werden gewählt? Wie wird die erste und letzte Folie adäquat gestaltet?
Für diese Fragen wird es keinen statischen allgemeingültigen Leitfaden geben, da jede gute Präsentation individuell gestaltet und mit Inhalten gefüllt wird.
Es gibt aber einige wichtige Leitfragen, die immer beachtet werden sollten, unter anderem die Folgenden:
6. Wie? (Gestaltung)
• Wie wollen Sie den Inhalt vermitteln?
• Wie gehen Sie mit den Präsentationsmedien um und wie gestalten Sie sie?
• Wie können Sie einen Bezug zum Publikum herstellen?
• Wählen Sie eine Methode, die zum Anlass, zum zeitlichen Rahmen, zu Ihrem Ziel und zur Zielgruppe passt.
• Wählen Sie zwischen freier Rede und einem Vortrag mit Medieneinsatz (PowerPoint-Folien, Flipchart, Pinnwand, Video, Audio usw. – siehe auch „Womit?“).
Die Gestaltung sollte stets zielgruppengerecht sein. Unter Umständen müssen Sie Vorgaben berücksichtigen. Diese können beispielsweise vom Unternehmen selbst stammen, vom Auftraggeber oder von der Veranstaltung gegeben sein. Bei vielen Unternehmen finden Designs innerhalb der Corporate Designs statt.
Am Schluss sollten Sie überlegen:
• Welche Art der Gestaltung ist für Ihre Präsentation geeignet?
7. Wo? (Ort)
Bei vielen Veranstaltungen sind der Ort und die Räumlichkeiten für die Präsentationen fest vorgegeben. Je nach den örtlichen Umständen, kann dies den Vortrag erleichtern oder erschweren.
Falls Sie jedoch die Möglichkeit haben, den Ort frei zu wählen, entscheiden Sie sich für einen Ort, der zu Ihrem Präsentationsthema, zu Ihnen und zu Ihrem Publikum passt.
Konkrete Fragen lauten:
• Welche Umgebungsbedingungen sind vor Ort anzutreffen (Erreichbarkeit, Parkplätze)?
• Passt die Einrichtung zum Thema? Ist die Raumgröße angemessen für die Gruppengröße? Können zusätzliche Stühle organisiert und platziert werden?
• Welche Medien können Sie in dem Raum einsetzen?
• Bietet der vorgesehene Raum ausreichend Platz, Licht, Belüftung und Lärmfreiheit? Kann von Störungsfreiheit ausgegangen werden?
• Hat der Raum eine ansprechende Atmosphäre?
Überlegen Sie bei der Präsentationsvorbereitung:
• Wo soll Ihre Präsentation stattfinden?
• Gibt es einen Ersatzort, für den Notfall?
8. Wann? (Zeitpunkt)
Wie auch schon beim Ort, sind die Präsentationszeiten bei vielen Events vorgegeben. Wenn Sie jedoch die Wahl haben, legen Sie Ihre Präsentation möglichst in eine Zeit, in der Ihre Zuschauer ein Leistungshoch haben.
Bei Frühaufstehern liegt dieses Hoch morgens zwischen 8:00 und 11:00 Uhr morgens, bei Spätaufstehern gegen 11.00 Uhr oder abends zwischen 18.00 und 21.00 Uhr. Aber auch den Wochentag sollten Sie berücksichtigen.
Stellen Sie sich bei der Präsentationsvorbereitung deshalb die Frage:
• An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit soll Ihre Präsentation am besten stattfinden?
9. Wie lange? (Dauer)
Ein entscheidender Faktor, den Sie in die Präsentationsvorbereitung einbeziehen müssen, ist die Präsentationsdauer. Denn je nach Größe des Zeitfensters beeinflusst das auch den Aufbau und die Struktur Ihrer Präsentation.
• Wie viel Zeit ist für Ihre Präsentation angesetzt? Können Sie das selbst bestimmen?
• Welche Dauer ist sinnvoll? Welche Dauer ist angemessen für Ihre Zielgruppe?
Durch die Menge an Informationen und Reizen, denen wir täglich ausgesetzt sind, nimmt auch die Aufmerksamkeitsspanne ab. Dementsprechend geht der Trend in der heutigen Zeit zu immer kürzeren und effizienteren Präsentationen. Deshalb ist es wichtig, direkt auf den Punkt zu kommen und den Zuschauern Ihre Botschaften zu vermitteln, ohne sie stundenlang zu langweilen.
Mit unseren zusammengestellten Leitfragen aus dieser Reihe, haben Sie ein Grundkonstrukt zur Hand, dass Sie noch ganz nach Ihren Bedürfnissen erweitern können. Planen Sie genügend Zeit für die Vorbereitung und die Beantwortung der Fragen ein.
Je mehr Informationen Sie am Anfang gesammelt haben, desto effizienter und zielgerichteter können Sie Ihre Präsentation erfolgreich erstellen.
Die weiteren Teile zur Präsentationsvorbereitung finden Sie hier:
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